Tietosuojaseloste
Päivitetty: 19.4.2025
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Toimisto Siistiksi Oy käsittelee henkilötietoja asiakas- ja rekrytointitilanteissa.
1. Rekisterinpitäjä
Yrityksen nimi: Toimisto Siistiksi Oy
Y-tunnus: 3503216-8
Osoite: Koulukatu 13 B 12, 60100 Seinäjoki
Puhelin: 044 981 8179
Sähköposti: info@toimistosiistiksi.fi
2. Rekisterin nimi
- Asiakasrekisteri
- Rekrytointirekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Asiakassuhteet
Asiakastietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamista, palveluiden toteuttamista, laskutusta, markkinointia ja asiakaspalvelua varten. Käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekrytointi
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään rekrytointiprosessin toteuttamiseksi (työnhakijoiden arviointi, valinta ja yhteydenpito). Käsittelyn oikeusperuste on Rekisteröidyn suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
4. Rekisterin tietosisältö
Yrityksellä on kaksi pääasiallista henkilötietorekisteriä: asiakasrekisteri ja rekrytointirekisteri. Asiakasrekisteriin tallennetaan tietoja yrityksen asiakkaista, ja rekrytointirekisteriin tallennetaan työnhakijoihin liittyviä tietoja.
Rekistereihin tallennettuja henkilötietoja käsitellään erilaisiin liiketoiminnan kannalta välttämättömiin tarkoituksiin.
Rekrytoinnin yhteydessä henkilötietoja kerätään ja käsitellään työnhakijoiden arviointia, valintaa ja yhteydenpitoa varten. Tietojen käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai yrityksen oikeutettuun etuun rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.
Asiakassuhteiden osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, palveluiden toteuttaminen sekä laskutus. Näissä tapauksissa käsittely perustuu joko sopimuksen täytäntöönpanoon tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun asiakaspalvelun ja liiketoiminnan mahdollistamiseksi.
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Rekrytointirekisteri:
- Nimi
- Yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoite)
- CV ja hakemuskirje
- Mahdolliset suosittelijat
- Soveltuvuustestien tulokset (jos sovellettavissa)
Asiakasrekisteri:
- Nimi / Yrityksen nimi
- Yhteystiedot
- Palveluhistoria ja sopimustiedot
- Laskutustiedot
5. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista kyseisen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi tai lain asettamien velvoitteiden mukaisesti. Rekrytointitiedot säilytetään enintään 12 kuukauden ajan hakuprosessin päättymisestä, ellei erikseen sovita pidemmästä säilytysajasta esimerkiksi tulevia rekrytointitarpeita varten. Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan ja sen jälkeen lain, kuten kirjanpitolain, edellyttämän ajan.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi verkkosivujen lomakkeiden, sähköpostin tai puhelinyhteydenoton kautta. Lisäksi tietoja voidaan saada julkisista rekistereistä, kuten yritysrekistereistä, tai rekrytointipalveluiden ja -alustojen kautta, kuten TE-palveluista tai rekrytointisivustoilta.
7. Tietojen luovutus ja siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman lainmukaista perustetta. Tietoja voidaan kuitenkin käsitellä kolmansien osapuolien tarjoamissa järjestelmissä, kuten sähköposti-, pilvi- tai rekrytointijärjestelmissä. Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi Google tai Microsoft.
Näiden palveluntarjoajien palvelimet saattavat sijaita EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin varmistamme, että tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia, kuten käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita asianmukaisia suojatoimia.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on kerätty, ja oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Hän voi myös vastustaa tietojen käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa. Rekisteröidyllä on myös oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin se on teknisesti mahdollista, sekä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että tietoja on käsitelty lainvastaisesti.
9. Tietoturva
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin. Tietoihin on pääsy vain niillä työntekijöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Käytämme salasanasuojattuja järjestelmiä, pääsynhallintaa, salattuja yhteyksiä tietoturvallisuuden varmistamiseksi.
10. Evästeiden käyttö verkkosivuilla
Verkkosivustollamme käytetään evästeitä (cookies) käyttäjäkokemuksen parantamiseksi, analytiikan keräämiseksi ja markkinointiviestinnän kohdentamiseksi. Evästeet voivat olla välttämättömiä sivuston toiminnalle, mutta myös toiminnallisia, tilastollisia tai markkinointiin liittyviä.
Käyttäjä voi hallita evästeiden käyttöä verkkosivuston evästebannerin kautta tai muuttaa asetuksia selaimensa evästeasetuksista. Verkkosivustolla voidaan käyttää kolmannen osapuolen palveluita, kuten Google Analytics tai Google Ads, jotka tallentavat tietoja evästeiden avulla.
11. Yhteydenotot
Kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä tai oikeuksien käyttämistä koskevissa asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä:
Sähköposti: info@toimistosiistiksi.fi